表演藝術團體演出之首部曲-社團登記
2008高雄市演藝團體換證特別版 

前言

當一個表演團體決定製作他們的第一場處女秀時,一定會遇到「社團登記」、「場地申請」、「補助申請」、「票房行銷」等問題。由於經常接獲表演團體的詢問,特別將這些行政步驟一一加以說明,希望幫助大家在辦理活動時能更專注於表演藝術的發展,而不要老是被這些看似複雜的申請表格所困擾,或是為了幾千元的核銷單據與補助單位糾纏不清。

今(2008)年高雄市政府文化局所研擬的「高雄市輔導演藝團體自治條例」終於獲得議會審查通過,為了加強輔導所屬藝文團體,文化局特別要求全市演藝團體都必須重新辦理換證手續,同時自8月起陸續辦理好幾個梯次的講習會,就如何建立社團會計制度、如何填寫活動企劃案與執行報告書、如何辦理換證手續及相關注意事項等,均有詳細的說明與範例解說。因新的辦法較以往做了大幅度的修正,特別將過去所寫的「社團登記」一文重新修改,以符合高雄市現行法規。

首部曲-社團登記

當幾位志同道合的朋友決定共同成立一個社團時,跟設立一家新的公司一樣,首先一定要先辦好設立登記。辦理社團登記的好處,除了可以搶先登記自己專屬的社團名稱、提升社團形象外,對於爾後相關藝文活動的推廣及隨後可能衍生的財務與稅務問題等都息息相關。三人即可成團(團長一名及團員一名以上),建議有意參與和推廣表演藝術的朋友及早完成社團登記,對於日後活動的運作將有正面的幫助。

目前台灣地方性的藝文社團都歸各縣市政府文化局管理,所以申請設立登記前可先到各縣市政府文化局網站下載相關表格。基本上各縣市申請社團設立登記的表格都大同小異,而且主管單位為了審查上的方便,大多已幫大家把申請表格制式化,申請者只需依序填入標準答案即可。高雄市的團體可以直接到文化局網站http://www.khcc.gov.tw/PhotoData/2008111191126874.doc下載申請表格,現在就每張表格的準備工作加以說明。

1. 決定團名:跟設立公司一樣,申請社團並需先決定團名。演藝團體團名之登記最後一個名稱應是「團」或「集」等,如「漢聲合唱團」、「天韻口琴樂團」、「雲門舞集」、「雅音小集」。另外我們還常聽到的是「××愛樂協會」、「××文教基金會」,不論是「協會」或「基金會」都是社團法人,立案作業屬於社會局的業務,申請辦法也較為複雜。有些人喜歡用「工作室」的名義,如目前最紅的藝術經紀公司「寬宏」,全名就是「寬宏藝術工作室」,但那也不適用於此辦法,因為「工作室」是屬於營利事業專用,如果要申請「工作室」必須向建設局申請營利事業登記,那就更複雜了,請直接與會計師聯繫。其他如欲冠上縣市名稱,在高雄市當然以冠上「高雄市」為主,如「高雄市兒童弦樂團」、「高雄市城市芭蕾舞團」。

2. 推舉團長:有了團名,接下來當然是要推舉團長,一般也就是社團的負責人,將來除了代表社團,也是爾後社團辦理銀行開戶及隨後可能產生的稅務等問題的負責人,責任不可謂不大;除了對藝術的熱情之外,多少還是得承擔一點責任。

3. 填寫申請書這張表格是申請設立社團的公文定型稿,只要在預留的欄位填上社團名稱、負責人姓名、團址、電話等基本資料即可。公文上就申請立案登記所需檢附的各式表格均有詳細說明;在下載的申請書中,文化局已將所需檢附的相關文件依序編排,申請者只要一一填寫即可。

4. 演藝團體基本資料表:
填寫社團基本資料,同時檢附團長身分證影本。高雄市的申請條件已相當寬鬆,除了團址必須設在本市以外,團長及團員的戶籍未設在高雄市也沒關係,甚至是外國人也可以申請;不過最基本的是團長需年滿二十歲,而團員也需多於一人。比較特別的是,為了保障社團基本的財務狀況良好,團長必須檢附信用證明文件正本(票據交換信用證明文件、銀行或金融聯合徵信中心開立之信用證明文件),證明其在財務上無不良紀錄。

5. 負責人承諾書:許多社團會假藉社團研習的名義從事補習教育,雖然這兩者的關係很難界定,但為了輔導社團正常運作同時符合國稅局「教育文化公益慈善機關或團體免納所得稅適用標準」要件之規定,特別訂定此承諾書,提醒社團負責人要特別加以注意。

6. 團員名冊:團員基本資料。團員如果未滿16歲,另附上家長(法定代理人)同意書即可。以往還要附上團員身分證影本,但為了保護個人資料不外洩,高雄市已取消此一做法。

7. 組織章程及業務執掌:
這裡高雄市文化局已提供一份定型稿,章程都是制式的,就好像我們在文具店購買的制式的租屋契約一樣,只要按照既有格式填寫即可。當然組織運作比較成熟的社團可以依照實際狀況加以修改,但要記得前後對應,不要前面的組織章程與後面的業務執掌職務名稱前後不一。其中第七項第二款「本團舉辦展演活動之全部收入作為經營本事業之用,除依法令及創設目的運用財產外,不得有分配盈餘或變相分配盈餘之行為。」及第八項第二款「本團於解散後,除清償債務外,其賸餘財產應歸屬本團指定之非營利演藝團體;若本團未指定,應歸屬高雄市政府文化局指定之機關團體,不得歸屬任何自然人或營利團體。」務必寫上且不可更改。此二點為國稅局免稅的依據,切不可更改或違反相關規定。

8. 財務計畫及年度訓練計畫:
有些人對於這一項可能會有一點迷惑,不知道該怎麼寫。文化局的用意在輔導社團步入正軌,社團要成功經營,還是得要有計畫與預算的概念,如果真的不知道怎麼寫,請至首席國際藝術經紀有限公司下載文化局所提供的參考範本。

9. 團址所有權人同意使用證明:
一般團址大多設在團長或團員家中,前提是團址當然是要設在申請設立的縣市。有些人可能會有住家如果登記為社團團址,房屋稅率會不會從自用變成營業用的疑慮;根據過去10幾年來的從事社團運作的經驗,答案是不會的,大家不必過度擔心。除了附上房屋所有權人的同意使用證明之外,另需附上最近一期租賃契約或房屋?單或房屋權狀(影本)。

備妥以上文件就可以開始提出申請了。不過如果你是新成立的社團,拿到社團登記證後,還有兩件事要做:申請統一編號及銀行開戶。

首先攜帶以下文件到社團登記地址轄區內的國稅局稽徵所申請統一編號。
到各區稽徵所服務台領取表格,隨到隨辦,馬上就可以拿到自己社團的統編囉。
a. 填寫「扣繳單位設立(變更)登記申請書(統一編號編配通知書)」並加蓋該扣繳單位印章及負責人印章。
b. 主管機關核准文件影本(及社團登記證影本)。
c. 負責人及扣繳義務人國民身分證正本、影本及印章。
d. 社團登記地址最近一期房屋稅單影本或房屋稅籍證明文件。

然後是到金融機構辦理一個社團專屬的帳戶。日後辦理活動一定會遇到場地保證金退還、補助款匯入等問題;目前大多數的機關都是以直接轉帳或支票支付的方式辦理,如果沒有社團專屬的帳戶,到時候補助款要如何取得又會是一個大問題。


本文作者:
陳冠斌
現任首席國際藝術經紀有限公司總經理
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