活動規劃(二) 如何撰寫企劃案

論是申請活動場地或是補助,主辦單位總會要求申請者必須提出相關活動的企劃案。企劃案的好壞攸關表演場地的核准及補助經費的來源,其重要性不容忽視,但企劃案要怎麼寫呢?

其實企劃案的目的只是「將活動的內容及如何完成這項活動的計劃,透過書面文字或圖像訊息傳遞給他人知道。」有些人覺得企劃案應該愈厚愈好,這樣看起來才夠份量,似乎比較容易脫穎而出。但套用一句幽默大師林語堂先生的話,我倒覺得企劃案「必須像女孩子穿的迷你裙一樣,愈短愈好,千萬不要像老太婆的裹腳布,又臭又長。」簡單、誠實、加上具體可行的步驟,才是一份企劃案成功的基本要素。

有關企劃案的撰寫,通常主辦單位都會提供制式的申請表格,這一類的企劃案就像填充題,只要在「活動緣由」及「預計成果」兩欄做做八股文章,其他照實填寫,基本上沒有什麼大問題;審查者也因為有統一的格式,審查起來較為方便快捷。但也有些單位沒有提供固定的格式,而讓申請者自由發揮,此時常讓申請者摸不著頭緒,一面揣測審查者審查的重點,一面又擔心有所疏忽,害怕漏寫了哪些資料。

事實上也不必太緊張,企劃案的格式大同小異,而且現在網路又很發達,只要在Yahoo、Google等搜尋引擎輸入「企劃案」,馬上有數萬份資料可供參考運用。其格式不外乎「活動名稱」、「活動宗旨、目的與預期效果」、「活動日期、地點」、「主辦、承辦、協辦與贊助單位」、「演出相關人員與負責人」、「活動對象」、「宣傳策略與實施方式」、「活動預算」、「時程進度表」等基本元素的組合。你可以選擇用文字敘述的方式,或是把它作成表格填寫。第一次只要用心多花一點時間好好的作一份,下次再寫時,只需更改部分內容,速度便快得多了,同時也不必擔心有所疏漏。

其實撰寫企劃案的好處正是讓自己可以提前對整個活動做一翻規劃與檢視,只要掌握前一期我們所談過「活動規劃之6W2H」的原則,寫起企劃案來也就更得心應手:

1. Why:為什麼要辦這場活動?當然不是為了賺錢(即使是也不要真的寫出來),不要忘了大部分的表演藝術工作者都是為了復興中華文化或其他更崇高的理想才投入這一行的。

2. Who:演出者是誰?如果能再附上團體及主要演出者的簡介與玉照,那內容就更豐富了。

3. What:活動內容為何?演出曲目、舞碼、或劇情的簡介。如果擔心企劃案不夠厚,而且時間充裕的話,可以考慮乾脆把演出時的節目手冊事先做好,整本附上去。
此時可能一些像我一樣老實的人就會開始猶豫了:演出人員都還沒找齊,而且預定演出的日期遠在一年之後,這當中變數一堆,現在規劃的東西到時候無法實現,怎麼辦?別猶豫了!這正是考驗你執行力的時候。人類不就是因為夢想而偉大嗎?把你想要做的事大膽地說出來,到時候如果真的有變化,大不了再提出修正案就是了。不過可不要隨便亂吹牛,如果你申請的場地是國家音樂廳或戲劇院,更改演出內容必須在規定的時限內重新提出申請,否則下次再申請場地時可能會有麻煩,申請者不可不慎。

4. When:在什麼時候演出?

5. Where:在什麼地方演出?

6. Whom:主要觀眾對象是誰?兒童不宜還是大小通吃?

7. How Much:預算表。若非申請補助案,此項通常可以不必填寫。以往申請補助時,大家總有一個觀念「反正補助都會打折,只要把預算編得高一點,就算打五折,也還划得來。」事實上這樣的想法已經落伍了。要知道這些審查委員身經百戰,一斤豬肉多少錢?根本騙不了他們。而且政府補助都有一定的規範,演講費、工作費、住宿費、膳雜費、交通費等開支也都有一定的標準,寫得太離譜,只是讓人看笑話,誰也騙不了誰。還有別忘了多多利用電腦試算表的功能,事先核對預算表金額的加總是否前後一致,否則被退回重寫就糗大了。

8. How:這一部份是企劃案中與演出內容最不相干,但卻也是最重要的部分。如何讓一場節目順利演出?又如何才能吸引觀眾前來觀賞呢?假設你預定在2006年3月於台南市文化中心演藝廳演出一齣話劇,你所要面對的一連串問題可能包括:是不是從現在(2005年1月)起就要開始規劃節目內容?3月開始招募團員?5月定案?7月向台南市立文化中心提出場地申請書、同時開始進行排練?(什麼時候排?排幾次?在哪裡排?)9月開始進行宣傳計劃?(透過什麼媒體宣傳?透過什麼管道售票?)11月開始設計海報等宣傳品……?
以上只是一個很粗略的輪廓,其中當然還有很多細部的作業需要去規劃執行,而且大部分的表演團體都是在更早的時候就開始作規劃運作了。例如申請2006年1~6月國家音樂廳或戲劇院的場地,2005年1月就必須提出申請案,也就是說你可能必須在2004年初就開始構思整個活動計劃。有可能從開始構思到實際執行,作業週期長達二年之久。一般我會建議將這些執行步驟以時間表(Time Table)的方式來呈現,一方面簡單易懂,一方面也可以幫助執行者檢視並掌控整個活動的工作進度。

雖然說企劃案大多是大同小異,很多人都習慣直接拿舊的檔案資料來做修改,但一般人最容易犯的錯誤也就是舊檔案資料的錯誤沿用。例如音樂會的企劃案,上一場的小提琴演奏者是海飛茲,這一次改為克萊斯勒,書面資料上卻忘了做修改。這些小bugs,往往不論你親自校對幾次,總是要等到白紙印成黑字、或是企劃案送出後才會忽然被發現,這時候常常有讓人捶心肝、撞牆、恨不得地上有個洞馬上鑽進去的懊惱。所以找一位同事或朋友以旁觀者的立場再檢查一次,是最後一個不可忽略的步驟。

本文作者:
陳冠斌
現任首席國際藝術經紀有限公司總經理
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