活動規劃之6W2H

次規劃活動,千頭萬緒總有不知從何著手是好的感覺。事實上辦理活動,不論是表演藝術、視覺藝術、甚至結婚典禮,只要懂得利用一些管理上的小工具,就可以獲得事半功倍的效果。從這一期開始,首席國際將與大家分享一些藝術行政的實務經驗,幫助大家在規劃活動時更得心應手。首先就讓我們就來認識一下「活動規劃的6W2H」-What、Why、When、Where、Who、Whom、How Much、How

修過管理實務課程的人一定知道,當我們要規劃一項作業時,一定得先從這個工作的6W2H分析開始:「Why-為什麼要做這項工作?What-目的為何?Where-在哪裡做?When-何時做?Who-由誰來做?Whom-服務的對象是誰?How-如何做?How Much-花費多少?」透過6W2H的分析檢討,很快便可以將一個工作的輪廓清楚地架構出來,把這個工具套用在表演藝術上也可以得到同樣的效果。

一張活動的海報或DM可以說是整個活動規劃的縮影,從這張宣傳品上我們希望觀眾能一眼就能獲得我們所要傳達的訊息,並被吸引。所以海報上一定不可缺少以下的訊息:
1. What:活動內容?(主標題、副標題、演出曲目)
2. Why:活動訴求?(為什麼要辦這場活動)
3. When:活動時間?
4. Where:活動地點?
5. Who:指導、主辦、承辦、協辦、贊助、演出者為何?
6. Whom:觀眾對象是誰?也有人將此項改為Which:採用哪個策略?意即針對不同的觀眾屬性規劃不同的行銷策略。
7. How Much:票價為何(免票、索票、售票)?
8. How:如何購票(購票地點)?如何獲得進一步訊息(聯絡方式)?

這一季,國家交響樂團NSO以馬勒為主,推出十場不同主題的「發現馬勒」系列音樂會,讓觀眾認識這位繼貝多芬之後最偉大的交響樂大師。以該系列的第一場音樂會文宣為例,讀者可以發現NSO所提供的資訊,亦不外乎6W2H公式的套用:
1. What:音樂會內容?副標題「NSO發現馬勒系列一」、主標題「大地之歌」、演出曲目「馬勒:交響曲大地之歌」
2. Why:音樂會訴求?NSO特別以「創新執著、分享感動」為題,專文報導為什麼辦理這場音樂會的原由。
3. When:演出時間?9/19星期日pm2:30、9/20星期一pm7:30
4. Where:演出地點?國家音樂廳
5. Who:由誰演出?指揮/簡文彬、男高音/永田豐雄、男中音/王凱蔚、國家音樂廳交響樂團
6. Whom (Which):觀眾對象?行銷手法?由於馬勒的音樂較為艱澀,NSO特別規劃了十場系列講座及三梯次的「發現馬勒研習營」,同時結合台北愛樂電台,在演出前夕由音樂大夫彭廣林深度剖析演出曲目,並針對此系列音樂會推出多種套票組合及贈品活動。
7. How Much:票價為何?300、500、800、1000、1200、1500
8. How:如何購票?如何獲得進一步活動訊息?購票請洽兩廳院售票系統02-33939888、節目洽詢NSO國家交響樂團02-33939664

有了6W2H這個分析工具,下一次在規劃活動時,就可以很清楚的知道從何著手了,下一期我們再來談談大家比較頭疼的「企劃案撰寫與預算編列」。

*有關NSO「發現馬勒」系列音樂會更進一步的活動內容請至該樂團網站www.ntch.edu.tw/nso/temp/set/index.htm查詢


本文作者:
陳冠斌
現任首席國際藝術經紀有限公司總經理
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